Zgoda na wykorzystanie wizerunku: co dokładnie podpisujesz

Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest zwykle najkrótszym dokumentem w całej procedurze i jednocześnie tym o najdłuższych skutkach. Podpisuje się ją w kilka sekund, a obowiązuje tak długo, jak długo nie zostanie wycofana. Poniżej rozkładamy ją na części: co musi zawierać, które sformułowania oddają więcej, niż się wydaje, i jak ją odwołać.

Cały tekst dotyczy osoby pełnoletniej, która podpisuje zgodę samodzielnie i wyłącznie za siebie. Nie omawiamy zgód udzielanych przez opiekunów, bo nasz konkurs jest wyłącznie dla osób w wieku 18 i 19 lat i nie przyjmuje zgłoszeń od osób młodszych.

Czym w ogóle jest zgoda na wizerunek

Wizerunek jest dobrem osobistym chronionym przez prawo cywilne, a jego rozpowszechnianie wymaga zezwolenia osoby przedstawionej. Mówi o tym art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W praktyce oznacza to, że nikt nie może opublikować Twojego zdjęcia w materiale promocyjnym bez Twojej zgody, nawet jeśli sam je wykonał i jest autorem fotografii.

Warto zapamiętać jedno rozróżnienie, bo porządkuje całą resztę: autorem zdjęcia jest fotograf, ale wizerunek na nim należy do Ciebie. To dlatego przy jednej fotografii pojawiają się dwa różne uprawnienia i dwa różne dokumenty: umowa z fotografem o prawa autorskie i zgoda modelki na wykorzystanie wizerunku.

Sześć elementów, które musi mieć konkretna zgoda

Zgoda nie musi mieć formy pisemnej, żeby była ważna, ale musi być konkretna. Zgoda ogólnikowa jest w praktyce bezwartościowa dla obu stron: nie chroni Ciebie i nie daje pewności organizatorowi. Sprawdź, czy dokument, który dostajesz, odpowiada na sześć pytań:

1. Kto będzie wykorzystywał wizerunek. Nazwa konkretnego podmiotu, nie „organizator i podmioty współpracujące”.
2. Jaki materiał jest objęty zgodą. Zdjęcie zgłoszeniowe, zdjęcia z rundy, nagranie wideo z finału. Każdy z osobna.
3. W jakim celu. Materiały informacyjne i promocyjne dotyczące tego konkursu to cel konkretny. „Cele marketingowe” to nie jest cel, to kategoria.
4. Gdzie. Strona internetowa konkursu, profile konkursu w mediach społecznościowych, materiały prasowe. Lista, nie „wszelkie media”.
5. Jak długo. Czas oznaczony albo do wycofania zgody. Jedno albo drugie musi być napisane.
6. Czy jest odpłatna. Zgoda nieodpłatna to standard w konkursach i nie jest niczym podejrzanym, ale musi być napisane wprost, że nie przysługuje za nią wynagrodzenie.

Cztery sformułowania, przy których warto się zatrzymać

Żadne z nich nie jest samo w sobie nielegalne. Każde jednak znacząco rozszerza zakres zgody i warto wiedzieć, że się na nie zgadzasz.

„Na wszelkich polach eksploatacji”. Formuła zaczerpnięta z prawa autorskiego, która w praktyce oznacza: wszędzie, w każdej formie, bez ograniczeń. Jeśli zależy Ci na kontroli, poproś o wskazanie konkretnych pól: strona konkursu, media społecznościowe konkursu, materiały prasowe.

„Bez ograniczeń czasowych i terytorialnych”. Zgoda bezterminowa, obowiązująca także po zakończeniu edycji i po latach. Sama w sobie bywa uzasadniona, bo materiał z archiwum nie znika, ale powinna iść w parze z jasno opisanym prawem do wycofania.

„Z prawem przenoszenia zgody na podmioty trzecie”. To zdanie pozwala przekazać Twój wizerunek sponsorowi albo innej firmie. Jeśli nie chcesz, żeby Twoje zdjęcie trafiło do reklamy marki, której nie znasz, to jest ten fragment, o który należy zapytać.

„Zezwalam na dokonywanie opracowań i modyfikacji”. Retusz, kadrowanie, montaż, zestawienie z innym materiałem. Warto o to zapytać zwłaszcza wtedy, gdy zależy Ci na tym, żeby zdjęcie nie zostało przerobione w sposób zmieniający wymowę.

Zgoda na przetwarzanie wizerunku a zgoda na jego rozpowszechnianie

To dwie różne rzeczy i bywają mylone, także przez organizatorów. Zgoda na przetwarzanie wizerunku dotyczy danych osobowych: wizerunek jest daną osobową, więc jego przechowywanie i wykorzystywanie podlega RODO. Zgoda na rozpowszechnianie dotyczy publikacji i wynika z prawa autorskiego.

W praktyce oznacza to, że organizator, który przechowuje Twoje zdjęcie w celu kwalifikacji, potrzebuje podstawy z RODO, nawet jeśli nigdy tego zdjęcia nie opublikuje. Jeśli chce je opublikować, potrzebuje dodatkowo zgody z art. 81 prawa autorskiego.

Dobrą praktyką jest rozdzielenie tych zgód na dwa osobne oświadczenia, bo mają inny zakres i powinny dać się wycofać niezależnie. Zgoda zbiorcza, w której jedno okienko obejmuje dane i publikację, jest wygodna dla organizatora i niewygodna dla Ciebie: nie da się wycofać połowy takiego oświadczenia.

Jak wycofać zgodę, którą już się podpisało

Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez podawania powodu. Nie trzeba do tego formularza, prawnika ani żadnej formuły. Wystarczy wiadomość wysłana do administratora danych z adresu, którego użyłaś przy zgłoszeniu.

Trzeba jednak wiedzieć, czego wycofanie nie robi. Nie działa wstecz: nie unieważnia publikacji, które odbyły się zgodnie z prawem, zanim zgodę wycofałaś. Wydrukowany plakat nie zniknie z ulicy, a materiał opublikowany rok wcześniej nie staje się bezprawny z mocą wsteczną. Wycofanie działa na przyszłość: od tego momentu wizerunku nie wolno wykorzystywać w nowych materiałach, a organizator powinien usunąć przechowywane pliki.

Jeśli wycofanie zostaje zignorowane, przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz roszczenia cywilne z tytułu naruszenia dobra osobistego. Warto zachować kopię wysłanej wiadomości razem z datą.

Jak wygląda zgoda w naszym konkursie

Opisujemy własne rozwiązanie nie po to, żeby je zachwalać, tylko dlatego, że łatwiej sprawdzić dokument, mając punkt odniesienia.

• Zgody są trzy i są osobne: oświadczenie o pełnoletności, zgoda na przetwarzanie danych i zgoda na wykorzystanie wizerunku. Żadna nie jest zaznaczona domyślnie.
• Zgoda na wizerunek pojawia się dopiero w drugim kroku, razem ze zdjęciem, czyli po potwierdzeniu adresu e-mail. Nie zbieramy wizerunku od osób niepotwierdzonych.
• Każdą zgodę można wycofać niezależnie od pozostałych, jedną wiadomością, bez podawania powodu.
• Zapisujemy treść klauzuli obowiązującą w chwili wyrażenia zgody, żeby dało się ustalić, na co dokładnie się zgodziłaś, także wtedy, gdy dokument później się zmieni.
• Zdjęcia nie publikujemy w ogóle: nie ma galerii zgłoszeń, profili kandydatek ani głosowania na osoby.

Pełne zasady stoją w regulaminie konkursu i w polityce prywatności, a praktyczne konsekwencje opisujemy na stronie ochrona danych uczestniczek konkursu.